辦公用品管理制度

1 目的及適用范圍

1.1 厲行節約，杜絕浪費，物盡其用;

1.2 公司所有辦公用品的申購、領用、發放等相關事項均適用于本辦法;

2 管理組織 

2.1 公司行政部負責公司辦公用品、耗材的采購、保管、發放、費用分攤及報銷

2.2 各部門根據行政部領用標準提報并領取使用;

3 管理內容

3.1 辦公用品的申請

3.1.1 各部門指定專人負責辦公用品及耗材管理，在每月5日前根據本部門需要及《部門辦公用品金額標準》(附件1)，填寫《辦公用品---月領用申請單》(附件2)，經過部門領導同意后，轉行政部。其中《部門辦公用品金額標準》由各公司根據當地情況自行確定，報行政總監批準。

3.1.2 行政部資產管理專員根據個人辦公領用標準(公司自定，報總部行政部備案，并不斷優化提高)及辦公用品庫存情況，確認各部門領用數量，填寫《辦公用品需求匯總單》(附件3)，報行政總監同意后，轉采購專員組織采購進貨。

3.2 辦公用品購置

3.2.1 采購專員購買到位后組織驗收，辦理入庫手續，填寫《入庫單》(附件4)。

3.2.2 辦公用品原則上由行政部統一采購。

3.2.3 財務專用辦公用品由財務部自行執行采購，但申購、入出庫手續必須遵守行政審批規定。

3.3 辦公用品的入庫 

3.3.1 資產管理專員根據《入庫單》所列物品與所需采購物品核對，并清點入庫，填寫《辦公用品庫存臺帳》(附件6)。

3.3.2 資產管理專員應每月對庫存辦公用品進行盤點，做到帳物相符。

3.4 辦公用品的領用保管

3.4.1 資產管理專員在入庫完成后，聯系各部門辦公用品領用人領取。

3.4.2 屬于需臨時支領的辦公用品，行政部按定額標準核定后領取，辦理出庫手續，填寫出庫單。

3.4.3 對于大件器具類辦公用品，行政部應本著多人合用原則組織領用;同時確定使用人。

3.4.4 如因工作調動或離職，須按公司規定將個人保管的所有辦公用品(耗材除外)全部交回行政部，需要本部門繼續留用的，確定使用人報行政，便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。

3.5 機器耗材(配件)管理

3.5.1 耗材、配件申請領用同辦公用品，可在每月《辦公用品------月領用申請單》中的填寫。

3.5.2 計算機配件如鍵盤、鼠標等出現故障需要更換的，確認不能維修的，可到行政部辦理領用手續，并將已壞配件歸還行政部。

3.5.3 對于打印機、傳真機耗材，各部門應本著節約原則，提前作出需求計劃，通知行政部;同時行政部作為管理部門，應對相應耗材的使用情況有詳細了解，對于常用、耗費量大的物件作合理庫存。

3.5.4 資產管理專員對以上機器耗材(配件)同時也應建立臺帳進行管理。

3.6 辦公用品及耗材的盤點及費用分攤

3.6.1 資產管理專員每月末應對庫存物品進行盤點，保證庫房物品帳務相符。

3.6.2 資產管理專員在每月30日前應對辦公用品、耗材按各部門領用情況，將費用分解到各部門，進行費用核定，填寫《辦公用品、耗材報表》(附件7)，明確各部門費用。同時行政部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門費用抄送各部門負責人。

3.7 庫房管理：庫房物品必須擺放整齊，非庫房人員，未經許可不得進入庫房。

3.8 報銷：行政部采購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷依據進行報銷。

3.9 相關說明

3.9.1 對于不能按時提報辦公用品月度申請表的部門，行政部有權認為該部門當月無辦公用品申請，不予采購相應用品。

3.9.2 部門申請金額超過計劃標準，行政部有權取消相應金額的申請數量。

4 附表

4.1 《部門辦公用品金額標準》

4.2 《辦公用品------月領用申請單》

4.3 《辦公用品需求匯總單》

4.4 《入庫單》

4.5 《辦公用品(耗材)庫存臺帳》

4.6 《辦公用品、耗材報表》