制度是為人類設計的、構造了政治、經濟和社會相互關系的一系列約束。下面小編給大家提供一些單位檔案管理制度大全參考，希望對大家寫單位檔案管理制度大全有幫助。

單位檔案管理制度大全篇1

檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。

7、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

單位檔案管理制度大全篇2

一、干部人事檔案查（借）閱制度

1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。

5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。（最多不超過15天）

二、干部人事檔案計算機管理制度

1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。

2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。

4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。

5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。

6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。

7、未經批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。

8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。

三、干部人事檔案材料收集補充制度

1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。

2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料內容。

7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。

四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。

3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過復制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

五、干部人事檔案轉遞制度

1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。

3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。

5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。

6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。

7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。

8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。

六、干部人事檔案檢查核對制度

1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。

4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。

七、干部人事檔案保管保密制度

1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管_工作。

2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫房（室）和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。

5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。

6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。

7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。

8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷毀。

八、送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯系制度，保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯系。

6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。

九、干部人事檔案管理人員職責

1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料；

2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；

4、登記干部職務、工資的變動情況；

5、為有關部門提供干部的情況；

6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作；

7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；

8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術；

9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

10、辦理其他有關事項。

單位檔案管理制度大全篇3

第一章總則

第一條為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。

第二條財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

第二章會計檔案管理

第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業資料，是記錄和反映公司經濟業務的重要史料。

具體包括：

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它財務報告。

4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節表、其它應保存的會計核算專業資料。

第四條每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。

第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。

第七條財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊，及時登記查閱人或者復制人的姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準。

第十一條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2.集團總裁、財務總監在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案，財務總監與董事長辦公室人員共同監銷。

4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況報告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務為止。

第十三條計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業務有關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業務相關方保存，并按規定辦法交接手續。

第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。

第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

第十七條交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

第三章年度會計報告及審計資料管理

第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，

第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發放或借出時間、姓名、部門、數量等，并由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業務而簽定的合同及協議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應執行公司保密制度。

第五章預算檔案管理

第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

第六章日常往來財務文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內部發放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、內外往來文件。

第二十八條日常往來財務文件應依據內容進行分類保存，如內部規章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

第二十九條公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。

第三十一條按合同性質進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

第三十二條合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負責。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。

第三十五條本辦法經董事長辦公室批準后生效，自生效之日起開始實施。

單位檔案管理制度大全篇4

第一章總則

第一條為了加強公司各類檔案的系統管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據為已有。

第二章檔案管理體制

第三條

1、統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。

2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

第四條公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經董事長許可，任何人不可動用。

2、有關文書、各項規章制度方面的資料，由辦公室保管。

3、設計方案、施工圖、設計變更、監理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

5、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。

第五條各部門形成的文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監督和指導。

第六條因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記等。

2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測、鑒定報告。

4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。

5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計報告、資產評估報告。

7、公司各種管理規章制度。

8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

12、其他需要歸檔的重要文件。

第四章檔案的借閱管理辦法

第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。

第九條借閱的檔案密級與領導簽批

1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關手續，經部門經理簽字，董事長助理或總經理審批后，可辦理借閱、查閱手續。

2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批準，方可借閱。

第十條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，依據《檔案借閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經董事長助理或總經理批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔一切賠償責任。

第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。

第十三條加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

第五章檔案的銷毀

第十三條辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

第十四條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經辦公室確認，報董事長助理、總經理審批，并進行登記后予以銷毀。

第十五條銷毀時要有二人監督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

第六章罰則

第十六條有下列行為之一，視情節輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。

6、泄露公司檔案機密者。

7、其他危害公司利益的行為。

第十七條本制度由辦公室負責解釋、補充。對未盡事宜，辦公室隨時調整更新。

單位檔案管理制度大全篇5

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。

四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。

七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。

單位檔案管理制度大全篇6

為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.認真貫徹執行黨和國家有關_工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的_工作。

2.加強組織紀律，堅守工作崗位。

3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案柜，妥善保管人事檔案。

4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發現問題，立即報告，及時采取措施。

5.人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。

6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。

7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。

8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。

9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，盡量避免本人自帶。

10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷毀。

11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。

12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。

13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

14.發現泄密事件，認真處理。

二、歸檔制度

1.按照《干部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集工作調配、干部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。

2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，并暫停兌現其他相關待遇。

4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規范、文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸檔。

5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經人事處負責人批準，由專人負責監銷。

6.人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

7.每年引進人員要填寫干部履歷表或補充表，充實干部人事內容。

8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。

三、鑒別制度

1.收集的材料必須經過鑒別，未經鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。

3.鑒別要以有關文件規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。

4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。

5.人事檔案材料應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進行補充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和設備。

2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。

4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細則》規范地整理，零材料及時裝訂入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷毀的材料，經主管領導批準按規定銷毀。

7.整檔過程中，要切實做好防火安全_工作，整理室內嚴格吸煙，嚴防丟失和匯漏檔案內容。

五、借閱制度

1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。

2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

3.復印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見并加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意后，方可查(借)閱。

4.查(借)閱檔案，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。

5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批準后才能復制(拍攝)。

6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

六、轉遞制度

1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。

2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

3.遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處

有關負責人同意簽署意見并由主管人事工作校領導同意后方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。

4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。

6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。

7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關文件規定收取管理費用和其他費用。

8.是轉出的干部人事檔案或材料要嚴密包封，并加蓋機密章，有關人員認真填寫《干部人事檔案轉出登記表》。

七、核查制度

1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。

2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤后，方可入庫。

3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。

4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。

單位檔案管理制度大全篇7

第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規，制定本規定。

第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。

中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

(一)貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度;

(二)統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

(三)指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進行監銷。

第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。

第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案;國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。

第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

第二十一條本規定自20__年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。

單位檔案管理制度大全篇8

一、目的

為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發利用，特制定本管理制度。

二、適用范圍

適用于公司檔案資料的管理。

三、管理職能

（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷毀等各項工作。

（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：

1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；

3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規范存放；

4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；

5、建立檔案檢索索引；

6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無損；

7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部門管理職責

1、按本制度規定保管好本部門暫時保存的檔案資料；

2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；

3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。

四、資料歸檔管理

（一）歸檔資料范圍

1、各級政府和職能管理部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；

2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；

3、公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；

4、公司內部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；

5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；

6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；

7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；

8、公司各類設備在設計、制作、安裝、調試、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設備資料；

9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；

10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；

11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；

12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；

13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；

14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；

15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標簽、標記、說明書等資料；

16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；

17、記錄有公司相關信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設備等資料；

18、其他具有保存價值的資料。

（二）歸檔資料收集

1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；

人事檔案由人事管理部門管理；

生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；

其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。

2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；

如資料還須發出后由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經辦人完善后存檔。

3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；

4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。

5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支持。

（三）資料歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯系，便于查找利用。

2、歸檔的文件資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。

3、非紙質文件資料應與其文字說明一并歸檔；

具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。

4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。

（四）歸檔時間

1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。

2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；

雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個月內歸檔。

（五）歸檔移交

1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應編寫歸檔說明。

2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件資料的質量。

3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

五、檔案保管

（一）收件登記

1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。

2、檔案管理人員收件后應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。

（二）檔案分類

1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類：

A——股權類：公司股東會、董事會、監事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。

B——綜合管理類：

01——公司內部文書資料，包括公司下發的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。

02——管理制度，包括公司頒發的各類管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經濟責任制、責任書等；

按小類立卷。

03——外聯資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發送的聯系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。

04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。

05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。

C——經營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協議、約定。按時間先后順序立卷。

02——客戶資料，包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。

03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。

D——生產管理類01——安全環保資料，包括安全規范、安全環保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

02——質量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。

03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

04——生產記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產報表等。按產品立卷。

E——技術類01——項目資料，包括可研報告、市場調研報告、研發報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。

02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。

03——設備資料，包括圖紙、設計說明、技術規程、使用操作說明等。按使用部門和設備名稱立卷。

F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經歷、工作經歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。

02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。

03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。

05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。

G——財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規范立卷。

H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業執照、牌匾、印信等。

I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。

J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。

2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數字化管理，統一按分類規則編號，編號規范如下：

X-__-__-__卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規定中A--J3、無具體二級及以下分類規定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。

4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；

單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。

5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；

按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；

按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）檔案保管

1、所有卷宗資料應按類別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類別。

2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實、整齊、美觀。

3、卷宗封面標注和編號書寫應規范，具有耐久性。

4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。

5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。

6、部門保管的檔案資料也須按統一規則分類編號保管。

7、重要和涉密檔案應設專柜存放，以免遺失或泄露。

六、檔案的借閱和利用

1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。

2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》，經相關領導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；

重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經總經理批準；

涉密檔案按《》規定權限批準。

3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；

在公司內使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。

4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《》相關規定。

5、檔案歸還時應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時記錄以備查。

6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；

注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；

損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。

七、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經批準后執行。檔案銷毀一律由總經理批準。

3、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監督銷毀。

八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。

單位檔案管理制度大全篇9

1.總則

1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。

1.2所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。

2.范圍

2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

2.2公司股東會、董事會形成的文件材料；

2.3公司章程、公司制度體系、內部發文；

2.4公司有效證照、證件、印章；

2.5公司獲得的榮譽資料；

2.6公司年度工作計劃及資金計劃；

2.7會計憑證、報表、財務分析；

2.8各項計劃、檢查、總結；

2.9公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；

2.10各種人事材料；

2.11工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；

2.12各種合同、契約、協議、招投標系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；

3.要求

3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。

3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。

3.3.所有文件歸檔裝訂時，應統一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。

3.4.立卷的質量標準：

a)歸檔文件完整齊全；

b)分類清楚；

c)標題確切易查找；

d)卷內排列系統、條理；

e)保管期限準確；

f)卷皮書寫工整；

g)裝訂整理結實、美觀。

3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20__年1月1日，將市場部商務李四交管的20__年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20__年6-12月下單統計表張三20__0101）。

3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。

3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以PDF格式存放。

4.期限

4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會形成的.文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽資料；

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4.210年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；

4.35年保存：公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；

4.41年保存：結案后無長期保存必要者；

4.5財務類檔案按照會計相關法律規定存檔。

5.歸檔

各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。

5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。

5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。

5.3各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。

5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時，由主辦部門負責收集形成的文件資料。

5.5各部門需歸檔的文件

5.1.1a)行政部門

公司文件：公司章程、董事會及股東會紀錄、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發布的各類文件（電子文檔）；

b)人事類文件：員工勞動合同、保密協議、培養和服務協議書、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復印件、員工學歷證明復印件；

c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據、公積金相關的各類單據、員工保險單。

5.1銷售部門

標書、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發票簽收單

5.2財務部門

會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯、已作廢的發票及紅字發票、發票存根聯、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）

5.3技術部門工程設計圖

5.4市場部

客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）

6.借閱

6.1.各部門建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。

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6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。

6.3.借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。

6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁數，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。

6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。

6.6.人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。

7.復印

7.1檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。

7.2復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。

8.銷毀

8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。

8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執行。

9.相關記錄

9.1I-01-05《公司檔案借閱登記表》

9.2I-01-06《公司檔案借閱申請表》

9.3I-01-07《公司檔案銷毀申請表》